Чек за проживание в гостинице
В командировочных поездках, которые длятся дольше одного дня, определяющий аспект — проживание в гостинице. Это факт требует подтверждения, поскольку нужен отчёт перед бухгалтерией работодателя о потраченных в командировке деньгах и чтобы вернуть средства назад.
Какие документы нужны для авансового отчёта: проживание в отеле
Для составления авансового отчёта о пребывании в командировке необходимо собрать набор документации. Эти отчётности помогут сотруднику компании подтвердить факт получения сервиса в гостинице, а бухгалтеру составить финансовую отчётность. В набор отчётности входят:
Чеки, выписанные гостиницей за пребывание. В них должна быть информация о датах проживания, стоимости номера, а также другие сведения, подтверждающие оплату услуг.
Справка из гостиницы (опционально), подтверждающая факт заселения, даты и сумму оплаты.
Подтверждение оплаты. Это может быть выписка с банковского счета компании, квитанция об оплате или другое свидетельство, подтверждающее транзакцию.
Иногда могут потребоваться дополнительные бумаги — копия договора с гостиницей или письменное подтверждение бухгалтерии о необходимости оплаты гостиничного постоя в командировке.
Зачем нужны документы
о проживании в командировке?
Когда сотрудник отправляется в командировку и намерен остановиться в гостинице, за проживание придётся платить из “своего кармана”. Однако если предоставить в бухгалтерию предприятия доказательства, подтверждающие факт остановки в гостинице, потраченные деньги можно вернуть.
Эти же бумаги бухгалтерия в дальнейшем будет использовать для составления авансового отчёта. Без них бухгалтерия не сможет корректно учесть расходы и осуществить возврат средств. Для сотрудника это означает, что расходы на гостиницу придётся покрыть из зарплаты.
Документы для авансового отчёта: проживание в гостинице
Сотруднику необходимо предоставить чеки, справку и счёт-фактуру, выписанные гостиничным комплексом за гостиничный сервис во время командировки. Эти отчёты должны содержать информацию о датах использования гостиничного сервиса, стоимости и свидетельства, подтверждающие оплату размещения.
Требование к оформлению документов о проживании
Чеки и справки должны быть оформлены корректно и разборчиво, а также содержать необходимую информацию. Это: данные о компании-плательщике, данные о гостинице, подписи или печати подтверждения. Отсутствие необходимых деталей, или нечитаемый текст, может повлечь за собой задержку или полный отказ в выплате аванса.
Как быстро нужно отчитаться о проживании в командировке?
Сотрудник обязан предоставить отчёты о размещении в гостинице вместе с остальными отчётными материалами по итогам командировки. Сроки варьируются в зависимости от внутренних правил компании, но чаще требуется сделать это в течение нескольких дней после завершения командировки.
Как отчитаться о проживании в командировке без документов?
В случае, если сотрудник не предоставил необходимые свидетельства (чеки потерялись или не выданы гостиницей) — дорога в отдел бухгалтерии или управления по работе с персоналом. Возможно, будет предложено предоставить дополнительные подтверждающие бумаги или описать ситуацию для рассмотрения отдельно.
Так-же как вариант, вы можете заказать отчетную документацию у нас.